HOJA DE CALCULO


Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite insertar datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.


Una hoja de cálculo es una retícula de casillas dispuestas en filas y columnas, las cuales contienen números y cálculos realizados a partir de ellos. Por ello la hoja de cálculo es un instrumento ideal para la realización organizada de cálculos en los que intervengan datos agrupados en diversas categorías. Aunque el concepto expuesto es antiguo, la aparición de los ordenadores como máquinas que procesan automáticamente la información y con gran rapidez y precisión, ha revolucionado la elaboración de hojas de cálculo. En concreto, existen aplicaciones informáticas de uso muy general que permiten la creación y gestión de las llamadas hojas de cálculo electrónico. La característica fundamental de este tipo de hojas electrónicas es que trabajan con fórmulas que se definen en función de las celdas (intersección de una fila y una columna de la hoja ) y no con los datos contenidos en ellas, de forma que si variamos algún número de alguna celda inmediatamente se realiza el recálculo automático con los nuevos datos de las celdas, apareciendo el nuevo resultado en la celda donde se definió la fórmula. Como consecuencia de lo anterior, se tiene que las hojas electrónicas son un instrumento ideal para realizar tareas repetitivas de cálculo con datos distintos como sucede en:
  • Realización de una contabilidad.
  • Cálculos financieros de todo tipo.
  • Estudios estadísticos.
  • Planificación de tareas.

Descripción de las partes de la hoja de calculo


Barra de Menús: Se encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar, vista preliminar, impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía, etc.

Barra de Funciones: Se podrá, acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como, copiar, pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes, etc.


Barra de Objetos: Aquí se encuentran botones relacionados a funciones importantes, como alineación de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color, etc.


Barra de Fórmulas: Aquí se ingresarán las fórmulas, sumatoria, etc.


Barra de Herramientas: Aquí se encuentran funciones tales como insertar celdas, filas y columnas, insertar gráficas, funciones de dibujo, revisión ortográfica, ordenar celdas, etc. Al mantener presionado el botón del ratón sobre un botón de la barra de herramientas, despliega más funciones.


Barra de Estado: Muestra información sobre el documento actual.


Área de trabajo: Área para ingresar la información. 

  • Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
  • Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila
  •   Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
  •  Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.
  • Barra de fórmulas:  muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funcione
Para activar el menú contextual de un objeto, en primer lugar haga clic en el objeto con el botón izquierdo del ratón para seleccionarlo. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón. Algunos menús contextuales se pueden abrir aunque no se haya seleccionado el objeto.
  • Compresión de la barra de formula
Muestra u oculta la barra de fórmulas, que se emplea para escribir y editar fórmulas. La barra de fórmulas es la herramienta más importante cuando se trabaja con hojas de cálculo. Para ocultar la barra de fórmulas elimine con una pulsación de ratón la marca situada delante de esta entrada del menú.
Aunque la barra de fórmulas esté oculta puede editar las celdas si activa el modo de edición pulsando F2. Una vez editadas las celdas, acepte los cambios pulsando Intro o rechácelos mediante Esc. Se utiliza también para salir del modo de edición. A continuación describiremos las partes de una barra de funciones:
 

Suma: Suma automáticamente los números contenidos en el área de celdas especificada. Pulse en una celda, pulse este símbolo y, a continuación, especifique un área de celdas. También puede definir un área de celdas arrastrando en la hoja de cálculo.
Función: Inserta una fórmula en la celda actual. Haga clic en este símbolo e introduzca la fórmula en la Línea de entrada . Este símbolo sólo está disponible si el cuadro Línea de entrada está oculto.
Cuadro de nombre: Muestra la referencia de la celda actual, la referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del área. También puede seleccionar un área de celdas y luego asignarle un nombre en Cuadro de nombre .
Para saltar a una celda específica o seleccionar un área de celdas, escriba en este cuadro la referencia de la celda o del área; por ejemplo, F1 o A1:C4.
  • Guardar Archivos
Haga clic en el icono Guardar o pulse las teclas de acceso directo Control + S..El documento se guarda con su ruta y su nombre en el soporte de datos local, en la unidad de red o en Internet, sobrescribiendo cualquier archivo que tuviese el mismo nombre. La primera vez que guarde un archivo se abrirá el diálogo Guardar como . En él podrá introducir el nombre, el directorio y la unidad para el archivo. La otra forma para guardar un documento recién creado es mediante el comando de menú Archivo - Guardar como, donde pondrá el nombre del documento, el directorio.
  • Abrir Archivo
1.- Siga uno de estos procedimientos:
Elija Archivo - Abrir
Ò Haga clic en el icono Abrir archivo
Ò Pulse Control + O
En cualquiera usted verá el diálogo Abrir.
2.- Seleccione el archivo que desee abrir y haga clic en Abrir. 

VÍDEO ¿Qué es la hoja de cálculo y su estructura? 




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